Recepcionista/Asistente de Recursos Humanos
Posición: Coordinador/a de Primera Impresión / Asistente de Recursos Humanos
Resumen: El/La Coordinador/a de Primera Impresión / Asistente de Recursos Humanos sirve como el primer punto de contacto para los visitantes y las llamadas a la oficina, brindando una impresión positiva y profesional. Este rol implica gestionar la recepción, manejar consultas y realizar diversas tareas administrativas para apoyar las operaciones diarias y el departamento de Recursos Humanos.
Reporta a: Director de Éxito de los Empleados
Responsabilidades Principales:
Gestión de la Recepción:
- Recibir y dar la bienvenida a los visitantes de manera profesional y amigable, y dirigirlos apropiadamente.
- Contestar y dirigir las llamadas entrantes a los individuos o departamentos correspondientes, siguiendo las pautas para obtener la información necesaria.
- Proporcionar información básica y precisa en persona y por teléfono/correo electrónico.
- Ayudar a mantener los suministros de oficina y realizar pedidos según sea necesario. Esto incluye toallas de papel, papel higiénico, bolsas de basura, jabón para platos, etc.
- Mantener el directorio de la empresa.
- Responder a preguntas generales de cuentas residenciales y ayudar con la programación residencial.
- Crear calendarios mensuales para la oficina.
Soporte de Reclutamiento:
- Publicar ofertas de empleo en varias plataformas.
- Coordinar con los gerentes de contratación para programar entrevistas.
- Preparar materiales y documentos para entrevistas.
- Coordinar la comunicación con candidatos y gerentes de contratación.
- Recibir, escanear y archivar solicitudes.
Administración de Beneficios:
- Coordinar la administración de los programas de beneficios para empleados.
- Coordinar la inscripción y terminación de beneficios para empleados.
- Ayudar a los empleados con consultas relacionadas con los beneficios.
- Colaborar con proveedores externos según sea necesario.
Comunicación de Recursos Humanos:
- Crear boletines semanales de Recursos Humanos.
- Ayudar con las comunicaciones y anuncios de Recursos Humanos.
- Difundir información a los empleados según lo indicado por la gestión de Recursos Humanos.
Soporte Administrativo/Recursos Humanos:
- Proporcionar soporte administrativo básico a varios departamentos.
- Mantener un área de recepción, oficina y sala de descanso limpia y organizada. Esto incluye la limpieza después de convivios, eventos, reuniones, etc.
- Gestionar el horario del vehículo de la oficina.
- Asegurar que formularios como solicitudes de licencia, nuevos empleados, separaciones, etc., estén siempre disponibles y se repongan en las carpetas para gerentes.
- Gestionar las reservaciones para Top Golf.
- Distribuir cheques.
- Asistir en la incorporación y capacitación.
- Ayudar con el proceso de separación, revisar la lista de verificación de separación, recibir uniformes devueltos, sacar archivos de empleados, etc.
- Asegurar que todos los nuevos empleados de oficina tengan todas las herramientas y recursos que necesitan para su fecha de inicio (computadora, tarjeta de crédito, software instalado, correo electrónico de la empresa, etc.).
- Procesar compras.
Mantenimiento de Registros de Recursos Humanos:
- Actualizar y mantener archivos, registros y documentación de recursos humanos.
- Asegurar la precisión y completitud de los archivos y registros de los empleados.
- Ayudar con el sistema de archivo de todos los registros de Recursos Humanos.
- Realizar auditorías periódicas de archivos y registros de Recursos Humanos para garantizar que todos los documentos requeridos sean recopilados y archivados adecuadamente.
Eventos y Compromiso de los Empleados:
- Apoyar en la organización de eventos de la empresa e iniciativas de compromiso de los empleados.
- Ayudar en programas y actividades de reconocimiento de empleados.
Asistencia con Problemas Básicos de TI:
- Proporcionar asistencia básica para problemas comunes relacionados con TI, como problemas con la impresora o acceso a Wi-Fi.
- Ayudar con la capacitación y configuración de empleados en TRIMM y Workforce.
- Escalar problemas técnicos al personal de TI correspondiente.
Realiza otras tareas según se asignen.
Calificaciones:
Para desempeñar este trabajo con éxito, un individuo debe ser capaz de realizar cada tarea esencial de manera satisfactoria. Los requisitos enumerados a continuación son representativos del conocimiento y las habilidades requeridas. Se pueden hacer ajustes razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.
Se prefiere altamente que sea fluido en español.
Diploma de escuela secundaria o equivalente. Se prefiere tener conocimientos o antecedentes en TI. Excelentes habilidades de comunicación, tanto escritas como verbales. Dominio de Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint). Detallista y capaz de mantener la confidencialidad. Experiencia en atención al cliente.